No importa si eres un operador logístico internacional o un almacén regional, tener un inventario confiable es un requisito cada vez mayor para satisfacer las necesidades de los clientes frente a tener el producto embarcado en tiempo y forma.
Muchas veces, entre más crece una empresa, mayor es el esfuerzo por poder controlar el inventario y administrar al personal para realizar las operaciones diarias del almacén.
La administración de tareas mediante papel es muy común en almacenes que empieza con una operación pequeña y manejable por los gerentes y supervisores. No obstante, el rastreo de productos en ocasiones es deficiente y el control de actividades no arroja información que ayude a mejorar el rendimiento de los operadores.
Los sistemas de administración de almacenes brindan la oportunidad de, no solo gestionar el inventario y la mano de obra, si no de ofrecer oportunidades de crecimiento de operaciones, de una posible expansión y de control de operaciones en diversos almacenes de la organización.
Estos sistemas se crean y actualizan tomando en cuenta las mejores prácticas en la industria. Actividades como recibos, inventarios físicos, cíclicos y embarques, son manejados mediante el uso de equipos móviles, como radiofrecuencias o smartphones.
Con el uso de códigos de barra GS1, EAN, QR, etc., se incrementa la rapidez con que las transacciones se llevan a cabo por los operadores. En algunas empresas, no basta con estos equipos para controlar su inventario, y van más allá con el uso de tags para el control y la automatización de las transacciones de inventario.
¿Qué hay que considerar antes de implementar un sistema WMS en sus almacenes?
Trabajo en equipo
Muchas veces hay diferentes objetivos desde el departamento de compras o ventas que involucran al almacén, el cual no tiene la capacidad de soportar estas decisiones de almacenar sobre compras, o surtir pedidos cuando no hay stock suficiente.
Estos problemas se pueden presentar dado que no hay una buena visibilidad de inventario en todos los departamentos que lo necesitan. Estos proyectos se enfocan en reunir los puntos de vista de cada área involucrada y plantear un objetivo en común para una operación eficiente del almacén.
Procesos más eficientes
Los sistemas WMS permiten la configuración de rutas óptimas de traslado para la ejecución de las tareas de los operadores y poder reducir los viajes vacíos. Mediante estas configuraciones, un operador puede realizar un acomodo de producto, posteriormente un traslado de un pallet de una ubicación a otra y como actividad final un conteo cíclico de inventario, siempre siguiendo una ruta lógica de recorrido de pasillos.
El uso de códigos de barra en conjunto con tecnología de lectores o dispositivos de radiofrecuencia, mejoran el proceso de manejo de inventarios. Algunas empresas mejoran aún más sus procesos al usar códigos QR, dado que contienen más información y reducen el número de escaneos en las transacciones.
Estas opciones de manejo de inventario permiten a la organización que los tiempos de ejecución se reduzcan y los operadores incrementan su productividad.
Integraciones y visibilidad de la información
Los ERP tienen módulos de inventarios que pueden administrar los saldos, entradas y salidas de inventario, pero muchas veces no se dan abasto para poder optimizar los espacios y la operación.
Los sistemas WMS se pueden conectar a los ERP para poder tener inventarios sincronizados y darle visibilidad a la organización del inventario disponible para venta. Mientras que el ERP tiene visibilidad del inventario para las operaciones de compra, venta y contabilidad; los sistemas WMS administran la operación dentro de las 4 paredes del almacén.
Hoy en día se tienen integradores que permiten la comunicación entre sistemas mediante archivos planos (BOD), permitiendo así la sincronización en tiempo real o en modo batch. Así mismo, la base datos del WMS, puede ser la fuente para sistemas de inteligencia de negocio (BI) o sistemas de reportes, que pueden tomar los datos necesarios para generar reportes o indicadores para complementar la operación y brindar la información de exactitud de inventario y productividad del almacén.